10. november 2021
Veroorzaken teveel oplossingen problemen voor jouw personeel?
Laura Schroeder is de Director of Brand bij Personio. In deze blogpost heeft ze het over het belang van technologische oplossingen in een mensgericht personeelsbestand, en hoe aandachtsfragmentatie en microvertragingen onvoorziene gevolgen kunnen veroorzaken op de productiviteit en het welzijn van het personeel.
We zijn sterk afhankelijk van technologie. We gebruiken het voor bijna elk onderdeel van ons ‘technisch’ werk, maar ook voor het ‘menselijke’ werk, zoals het hosten van vergaderingen, het bijwonen van conferenties of zelfs voor een snelle koffiepauze. In veel opzichten vertrouwen we tegenwoordig voor bijna alles wat we doen op technologie.
En, met het oog op de toekomst van werk, is er geen beter moment dan nu om na te denken over hoe deze oplossingen een mensgericht personeelsbestand in de weg kunnen staan. Laten we eens kijken hoe zogenaamde ‘onlinevermoeidheid’ en aandachtsfragmentatie problemen kunnen veroorzaken binnen jouw organisatie.
Onlinevermoeidheid bestaat echt
Op sommige dagen voelt het alsof we de ochtend met Zoom starten en daar dan de rest van de dag mee bezig blijven. Omdat we online even bijpraten, koffiepauze houden, presentaties geven en zelfs socializen na het werk, zijn we nu meer online dan ooit. En dat voel je wel .
Onlinevermoeidheid of online burn-out is een echt probleem en kan schadelijk zijn voor je personeel. Om deze reden is het volgende een goed startpunt om die vermoeidheid te bestrijden:
Over het algemeen minder vergaderingen plannen.
Korte pauzes inlassen tussen de vergaderingen.
Wellnessprogramma’s voor medewerkers faciliteren.
Processen ontwerpen om de flow te maximaliseren.
Dit zijn allemaal goede adviezen. In dit artikel wil ik echter dieper op dat laatste punt ingaan. Hoe kunnen we processen ontwerpen om de flow te maximaliseren? Naar mijn mening kunnen we geen gesprek over flow voeren zonder eerst bij fragmentatie stil te staan.
Wat is aandachtsfragmentatie?
Het idee achter aandachtfragmentatie is dat elke keer wanneer je wordt onderbroken, ook al is het maar een kleine onderbreking (hier gaan we later nog dieper op in), een cluster van afleidingen ontstaat dat je aandacht trekt en opsplitst in meerdere delen. Het kost tijd om weer terug in de flow te komen.
In een omgeving waar er weinig tot geen scheiding is tussen ons werk en online leven, is onze aandacht niet alleen waardevoller, maar wordt die ook meer onder druk gezet. We hebben tijd nodig om ons op ons werk te concentreren, maar worden meer dan ooit geconfronteerd met onderbrekingen.
Dit is zo belangrijk omdat je aandacht cruciaal is om productief te zijn. Als je je aandacht verliest, heeft dat zowel psychologische als zakelijke consequenties. Het begint allemaal met wat ik ‘microvertragingen’ zal noemen.
Gratis download: hoe ziet de toekomst van HR eruit?
We hebben 500 HR-managers ondervraagd om zo een beeld te krijgen van hoe zij het werkleven zien na de pandemie. Download nu het onderzoek (Engelstalig) voor alle inzichten.
Wat is een microvertraging?
Stel je voor: je zit achter je computer, werkt hard aan iets en er verschijnt een melding op je scherm. Je wordt gevraagd feedback te geven op een belangrijke presentatie.
Vervolgens krijg je een e-mail binnen met het verzoek om een prestatiebeoordeling in te vullen. Daarna gaat je telefoon of krijg je een vakantieverzoeken binnen die je moet bekijken.
Je hebt dus te maken met al deze afleidingen die je weghouden van je werk en vanuit alle hoeken op je af komen. Elke afleiding is een microvertraging, en hoewel ze maar klein lijken, hebben ze wel een cumulatief effect voor het hele bedrijf.
Wist je trouwens dat elke microvertraging kan worden gekwantificeerd? Eén microvertraging staat voor ongeveer 20 minuten (niet alleen rekening houdend met de tijd die de vertraging kost, maar ook de tijd waarin je je niet kunt bezighouden met andere taken).
3 microvertragingen achter elkaar vormen dus eigenlijk een uur aan verloren werk. Met 12 microvertragingen is je hele ochtend weg. Hoewel elke vertraging afzonderlijk klein kan zijn, zijn ze allesbehalve klein wanneer je ze bij elkaar optelt.
Waarom is dat belangrijk?
Dit is belangrijk, want hoewel technologie ongelooflijk veel voordelen kan opleveren, zijn je technologische oplossingen en manier van werken mogelijk niet goed afgestemd op een mensgericht personeelsbestand.
Er kan ook sprake zijn van vervelende gevolgen voor je personeel. Frustratie, stress en burn-out halen de productiviteit uiteindelijk onderuit.
Technologie kan helpen bij bijna elk aspect van het werk, maar te veel technologie kan ook het tegenovergestelde effect hebben, wat resulteert in:
Te veel oplossingen
Te veel aanmeldingen
Te veel tijd besteed aan het wisselen tussen oplossingen
Dit leidt allemaal ongelooflijk af. In feite kan je het wisselen tussen platforms zelfs al zien als een microvertraging op zich. Tussen oplossingen schakelen en een snelle taak uitvoeren, zoals een goedkeuring of opmerking plaatsen, kan je focus dus al 20 minuten onderbreken.
Sterker nog, we raken gewend aan de fragmentatie van onze aandacht, blijven door de afleiding nog maar aan de oppervlakte van het werk dat we eigenlijk willen doen en we komen niet in de flow die nodig is voor het grondig oplossen van problemen.
Wat doe je eraan?
Laten we beginnen met na te denken over alle verschillende toepassingen waarmee een gemiddelde medewerker in jouw organisatie dagelijks werkt.
Een medewerker houdt zijn tijd bij, een personeelsmanager logt in op zijn/haar wervingstool, een leidinggevende volgt een online training of voert een prestatiebeoordeling uit. Weer een ander dient een onkostennota in.
Dit zijn een paar mogelijke toepassingen, maar slechts het topje van de ijsberg. Dus als we die fragmentatie willen aanpakken, moeten we nadenken over zowel het centraliseren als het optimaliseren van de tools en de workflows om zo onderbrekingen tot een minimum te beperken.
Stel jezelf een aantal vragen voordat je een keuze maakt voor een nieuwe oplossing:
Is deze technologie een silo, weer iets waar je moet inloggen of een nieuwe gebruikerservaring?
Leidt het af en stuurt het constant meldingen (met andere woorden: veroorzaakt het microvertragingen)?
Is het overdreven prescriptief en dwingt het mensen om op één bepaalde manier te werken?
Is het relevant en waardetoevoegend voor de medewerkers die er gebruik van moeten maken?
Het is van cruciaal belang om persoonlijke voordelen voor medewerkers – zoals tijdwinst of andere toegevoegde waarde – te benutten als je wilt dat ze met een nieuwe oplossing gaan werken. Op die manier gaan ze de oplossing niet alleen gebruiken omdat dat moet, maar blijven ze deze gebruiken omdat ze de toegevoegde waarde ervan voor hun werk inzien.
Je productiviteit benutten
Als het op oplossingen aankomt, is je personeelsbestand mogelijk te veel versnipperd. Dit kan leiden tot meer afleidingen, minder aandacht voor het werk en meer microvertragingen, wat het bereiken van de beste resultaten alleen maar in de weg staat.
Het gaat dus niet alleen om het digitaliseren van werk, het gaat erom dat te doen op een manier waarbij het menselijke aspect centraal blijft staan. Om dit te laten werken, moet je je echt concentreren op de juiste tools om ‘mensgerichte’ workflows te ontwerpen.
Op deze manier zijn je oplossingen precies wat ze moeten zijn: oplossingen . Ze staan je personeelsbestand niet in de weg, maar helpen om het volledige potentieel te gebruiken.
